Para configurar el funcionamiento de gestión de nuestro ERP iremos a Archivos, Empresas, Parámetros de empresa y a Archivos, Auxiliares, Sistema, Parámetros de Sistema.

Nos permite seleccionar, entre otras muchas opciones:

•     Elementos por defecto de datos previos de tablas auxiliares.
•     Búsquedas. Desmarcados, no visualizan los registros inactivos en las búsquedas.
•     Actividades. Muestra el seguimiento del CRM en los documentos.  
•     Activar la apertura automática de los documentos destino en los procesos de: facturación, recepción y duplicar.
•     Activar módulos como suscripciones o alquiler.
•     Definir el comportamiento de Kit de venta y de Estructura o Escandallo.
•     Configurar el servicio de salida de correo (mail).
•     Configurar la firma digital.
•     Habilitar o no la sincronización con tienda online (eCommerce).

    Parámetros sectoriales como: 

• Código de barras para lector.
• Gestión de lotes (trazabilidad).
• Gestión de tallas y colores.
• Activar el punto verde.
• Incluir el punto verde en tarifas.
• Activar expediciones de ventas.
• ...
      

A nivel contable, en Archivos, Empresas, Parámetros de periodo, se definen las cuentas y los conceptos de los asientos automáticos. 
- Si se trata de una empresa de servicios en Cuentas facturación como cuentas de ventas utilizaremos la cuenta 705.
- Destacar la importancia de conceptos contables para obtener un diario de asientos más personalizado.

Antes de contabilizar es necesario personalizar el plan de cuentas para la empresa. Para ello ir a: Contabilidad, Plan de cuentas, Plan de cuentas.

Esta configuración nos permite:

    • Contabilizar por artículos.
    • Contabilización automática.
    • Contabilización separada del punto verde.
    • Contabilización de las remesas al descuento.

Cuentas facturación / Cuentas contables
    • Cuentas defecto para los asientos automáticos de compras y ventas.
    • Cuentas defecto para la contabilización de la tasa del punto verde.
    • Cuentas defecto para los asientos de amortizaciones.

Conceptos contables
    • Definir los conceptos contables de los asientos automáticos.

Anualmente es imprescindible generar un nuevo ejercicio.

Para configurar las impresoras en tgProfesional, previamente deben estar configuradas en Panel de control del ordenador. La impresora que tengamos por defecto es la que detectará como primera opción.

También, desde la ficha Empresa, en la pestaña Informes podemos configurar por defecto la impresora, pudiendo escoger una general para todos los informes o una diferente para cada uno de ellos. Además, puedes especificar una impresora concreta a un usuario que prevalecerá sobre esta configuración del equipo, esto lo haremos desde Configuración de Usuarios, pestaña Informes en configuraciones personalizadas.

Puedes cambiar la impresora desde cualquier previsualización de los listados. Además, puedes especificar una impresora concreta a un usuario que prevalecerá sobre esta configuración del equipo, mediante la ventana de usuarios.

Configuración para envío de correo electrónico o mails por si necesito:

• Agilizar el envío de un pedido de compra a un proveedor por correo electrónico.
• Enviar los presupuestos a clientes mediante una plantilla en txt.
• Transmitir la facturación del mes por mail a cada cliente.

Tenemos previamente que establecer los parámetros de correo desde:
Archivos, Empresas, Parámetros de empresa y pestaña Configuración mails.

El proceso sería:

• Para enviar un informe vía mail, desde la pantalla del documento y procesar.
• Desde la ventana Registro de envío de mails: procesar, uno o varios a la vez.

Envío masivo de la facturación del mes:
Se transmitirán todas masivamente al Registro de envío mails, donde las líneas sin destinatario, o bien las completará con el mail o sino deberá anotarse el nº de factura para su impresión y su posterior envío por correo postal, desde: Impresión de facturas / Números Imprimir.
En Registro de envío mails: deberá eliminar las líneas sin Destinatario y procesar para realizar el envío masivo del resto de facturas.

Para configurar el correo por usuario, especificar los datos desde: 
Archivos, Auxiliares, Sistema, Usuarios, pestaña Empresa, Configuración del correo de salida – SMTP.

Opcionalmente, puedes crear una plantilla con el contenido del mail en un documento txt y guardarlo.

Ejemplo de plantilla:

En el ASUNTO escribiremos: Factura nº {NUMERO_DOCUMENTO} si queremos que muestre el nº de la factura en el asunto del mail. {NUMERO_DOCUMENTO} {TIPO_DOCUMENTO} {NOMBRE_FISCAL} {NOMBRE_COMERCIAL} {IMPORTE_DOCUMENTO} {FECHA_DOCUMENTO}

Antes de decidir si mantener tu sistema de codificación actual o crear uno nuevo, nuestros consultores te explicarán las posibilidades del ERP: número de carácteres, tipo permitido (numérico, alfanúmerico, etc.), máscara de entrada o si puede ser incremental o no. Esta decisión marcará el análisis de tus datos actuales, la transformación de las hojas de cálculo que nos facilites y proceder a la importación.

Una vez decidido el sistema para cada tabla que lo necesite, desde Configuración de contadores puedes ajustar la máscara. Los contadores están clasificados en Tipo: Empresa, Periodos y Series.

En la puesta en marcha en real, se introducirán los números actuales de los contadores.

Para alta y mantenimiento correcto de artículos, ten en cuenta que conviene:

• Crear las Tarifas de venta en base a las tipologías de clientes. 
• Crear las FAMILIAS de artículos y asignarles sus condiciones de TARIFAS.
• Crear el ARTÍCULO indicando su FAMILIA y el coste, para el cálculo de los precios de venta, que se crearán en la pestaña Precios.
• Tener codificadas MARCAS y MODELOS por si quieres asignar.

Tags: Nos permite "etiquetar", asignar clasficiaciones o cualidades a las tablas y procesos del ERP.

Codificación de Centros y Secciones para analítica.

Recuerda: Dispones en tgProfesional de la posibilidad de crear diferentes series de documentos, para ver detalle clic aquí.

Si necesitamos por ejemplo:

• Recuperar los números de los documentos eliminados para evitar huecos.
• Iniciar el contador de clientes a partir de un número determinado.
• Modificar la numeración de presupuestos a primeros de año.

Caso práctico: Creación de nuevos contadores adicionales al numérico que viene por defecto, AÑO + CONTADOR (7dígitos).
Serie numérica: 1600001, 1600002,… Agilidad mediante .125+Tab = 1600125.
Serie A: 16A0001, 16A0002,…; Serie B: 16B0001, 16B0002,…
Es recomendable crear series de un único dígito por su posible alcance hasta los 9999 documentos por año y serie.

Ten en cuenta en Borrador de contadores:
Muestra los números de facturas de venta que han sido borradas para su posterior recuperación. El número que figura en el borrador, prevalece al número indicado en contadores.

Es posible recuperar los números de los registros o documentos eliminados. Por defecto, viene marcada la recuperación de facturas de venta.
El usuario puede también marcar para ser recuperadas las facturas de compra, albaranes y asientos, entre otros, para que no queden números vacíos sin rellenar, en caso de borrar para rectificar algún registro.

Ejemplos de Contador de códigos de barras:
Tipo 2. EAN-8 Contador 2016000 (7 dígitos) Generar barras: 20160012, 20160029,…
Tipo 3. EAN-13 Contador 840201600000 (12 dígitos) Generar: 840201600012,…

Cuando ponemos en marcha un ERP solemos ir directamente a artículos (productos), clientes y proveedores y nos centramos mucho en ellos, dejando de lado a veces los datos previos o tablas auxiliares que van muy asociadas a los ficheros principales.

En tgProfesional tienes la mayoría de ellos agrupados en Archivos, Auxiliares: Hacienda, Monedas, Empresa, Sistema y Listados; otros los encontrarás en una opción del menú principal, por ejemplo, desde Artículos puedes ir a Clasificaciones, Familias.

Vamos a ver algunos ejemplos y dónde localizarlos:

•   IVA, RECARGO DE EQUIVALENCIA E IRPF.
  • RÉGIMEN IVA. En Archivos, Auxiliares, Hacienda, Regímenes de IVA
        • Se especificarán para cada cliente y proveedor según su ámbito de aplicación: España, Europa, …
  • IVA. En Archivos, Auxiliares, Hacienda, Tipos de IVA tenemos los tipos de IVA por defecto. 
        • Se pueden añadir nuevos tipos. 
        • Aquí se definen los desgloses contables de los diferentes tipos de IVA.
  • RECARGO DE EQUIVALENCIA. 
    • Para su cálculo se marcará a los clientes y proveedores que se acojan a este régimen.
  • IRPF. En Archivos, Auxiliares, Hacienda, Tipos de IRPF.
        • Se encuentran creadas estas retenciones por defecto. 
        • También pueden aplicarse sobre el total como el sector agrícola. (tipo 2)
        • Vamos a crear dos nuevos tipos de retención:
            ◦ Módulos 1% Aplicable sobre la base
            ◦ Fianza de la construcción 5% Aplicable sobre la base
•   FORMAS DE PAGO.
  • En Archivos, Auxiliares, Empresa, Formas de pago:
        • Crearemos las formas de pago necesarias para la gestión comercial con clientes y proveedores.
        • Ej. P60 Pagaré a 60 días 60
        • Ej. R10 Recibo a 10 días 10
    • Marcar Forma de pago remesable para que aparezca en la pantalla de Recibos de venta para remesas.
•     TIPOS GENERALES.
  • En Archivos, Auxiliares, Empresa,Tipos generales:
        • Crearemos las categorías de clientes para posteriores mailings o informes.
        • Ej. 01 Empresas
        • Ej. 02 Particulares
•     TIPOS DE BLOQUEO.
  • En Archivos, Auxiliares, Empresa, Tipos de bloqueos:
        • La codificación de tipos de bloqueo facilitará el control del riesgo.
        • Activará avisos en cualquier documento del cliente que tenga un bloqueo.
        • Pueden ser con o sin contraseña de autorización.
•     TIPOS DE FACTURACIÓN.
  • En Archivos, Auxiliares, Empresa,Tipos de facturación:
        • tgProfesional prevé la codificación de los tipos de facturación de nuestra cartera de clientes.
        • Ej. 15 Quincenal
        • Ej. 30 Mensual

Si quieres ampliar más sobre el tema puedes ir Archivos, Auxiliares.

El ERP te permite crear múltiples usuarios y la asignación de permisos para acceder y gestionar las diferentes empresas que tengas creadas.

Te aconsejamos ver primero en Entorno y Navegación como manejarte con las listas y búsquedas antes de entrar en este apartado.

Las Lista, Búsquedas, Listados e Informes en tgProfesional son configurables los filtros, su rejilla de datos y su aspecto.

Las Listas vienen configuradas con una serie de filtros y de campos, así como una ordenación concreta:

 Para configurarlas, haremos clic en el icono resaltado y podremos acceder a:

Modificación Visual de la Consulta, modificación Manual mediante SQL y Configurar los filtros que presentará.

Según nuestras necesidades por usuario, podemos configurar los filtros y podemos aplicarla a otros usuarios:

La modificación Visual nos permite seleccionar más campos a mostrar, cómo se visualizará, en que orden y si agrupada o no:

La modificación manual permite escribir directamente la consulta SQL que se lanzará al abrir la Lista.

Los Listados e Informes son configurables, tanto en los filtros a aplicar como en el formato y contenido del documento que genera:

Nota: No se aconseja modificar la estructura si no has recibido la formación adecuada. Assoft ni el distribuidor no se haran cargo del correcto funcionamiento de los listados modificados por los clientes.

Te aconsejamos ver primero en Entorno y Navegación la distribución y manejo de las pantallas antes de entrar en este apartado.

Pantalla principal: Esta opción te permite personalizar tu escritorio. Se accede haciendo con el boton derecho del ratón en una zona libre del menú principal y opciones Propiedades de escritorio. Podemos elegir una serie de parámetros:

• Color: Color de fondo de la aplicación.
• Color texto notas: Color de la fuente de las notas.
• Color margen: Color de fondo de la área de tareas y del área de notas.
• Color texto tareas: Color de la fuente de las tareas.
• Imagen: Ruta de la imagen de fondo de la aplicación.
• Presentación: Presentación de la imagen en el escritorio.

Ventana activa: Es la herramienta para personalizar que permite ocultar campos, cambiar el orden de acceso por tabulador o modificar la presentación y formato.

Se accede haciendo clic en el botón derecho del ratón desde el icono de la ventana y Configurar pantalla:

Nos permite exportar e importar un diseño, propagar a otros usuarios, ordenar tabulación y desactivar las Acciones asociadas a la ventana. Puedes restaurar el Diseño por Defecto siempre que quieras.

Rejilla de datos: Permite ocultar o modificar visualización de campos.

Puedes subir o bajar los campos disponibles en la rejilla, cambiar título de la cabecera, colores,fuentes y que sea de solo lectura. Cuando hayas acabado, clic en Aceptar. No olvides grabar las modificaciones hacieno clic en botón verde del menú de Edición.

tgProfesional 11 te permite la creación de campos Adicionales, tanto en tablas principales como Artículos, Clientes, Proveedores, Agenda, etc. como en procesos de gestión: pedidos, albaranes, etc. en compras y en ventas, así como en Proyectos.

Para acceder a la opción iremos a Archivos, Auxiliares, Empresa y Campos Adicionales:

En la parte superior puedes ver las tablas para las que se han creado campos adicionales, para añadir una tabla haz clic en el icono verde de +. En la parte inferior se presentan los campos creados para la tabla activa de la parte superior. Tienes la opción de disponer los campos en dos columnas, ahora veremos cómo queda la visualización desde la ventana de proyectos:

Ahora disponemos en gestión de proyectos de campos para registrar fechas previstas y reales, importes, responsables, almacen vinculado, etc.

Contacta con nosotros o tu distribuidor para recibir la formación adecuada en el tema:

Puedes usar checklist o lista de verificación para relacionar controles de verificación, control, tareas a realizar, etc. sobre una entidad del ERP. Las listas de verificación ayudan a: mantener una organización, seguir un protocolo, delegar tareas y colaborar en grupo, mejorar la productividad, reducir errores, mejorar la calidad de servicio y/o atención al cliente. Actualmente puedes usar checklist en: Marcas y Modelos de artículos, Máquinas, Partes de Trabajo, Tipos de actividades (CRM).

Parámetros que afectan a las checklist:

Tiene que estar habilitado.

Configurar los Tipos de checklist:

Desde Archivos, Auxiliares, Empresa podemos configurar los Tipos de check-list. (haz clic para ir a detalle).

Usar las checklist:

En las tablas y/o procesos que puedes usarlas te presentrará una pestaña para poder seleccionar uno o varios Tipos o entrar manualmente la lista de verificación. En este ejemplo vemos una posible lista para un Modelo de artículo, esta checklist se podría propagar por ejemplo a Partes de trabajo:

¿Sabías que? Si tienes una normativa ISO que cumplir o estás pensando en obtenerla, las checklist te ayudarán sin duda a cumplir los protocolos y diagramas de flujo de la certificación!