La Agenda
Podrás registrar contactos, clientes y/o proveedores potenciales.
Gestión de la Agenda
La opción Agenda engloba todos los contactos de posibles clientes y proveedores para nuestra empresa.
Para convertir un registro de Agenda en cliente/proveedor, clic en icono Duplicar o F7 y podremos aprovechar todos los datos que ya tengamos en la ficha.
Las Actividades
Configuración: Grupos y Tipos de Actividades
Para empezar con la configuración inicial tenemos que decidir de qué manera queremos organizar nuestro CRM para sacarle el mayor provecho.
A partir de aquí, podemos empezar a crear Grupos de actividades y Tipos de actividades para gestionar y documentar visitas comerciales, hacer el seguimiento de un cliente, preparar el calendario de trabajo, seguimiento SAT, control de calidad, reclamar a proveedor, etc.
Gestión de Actividades
El módulo CRM nos ayuda a registrar y gestionar las diferentes Actividades internas y externas de nuestra empresa.
Por un lado, podemos hacer un seguimiento y no perder detalle de toda la información relevante relacionada con ventas,compras o contabilidad.
Por otro lado, también nos ayuda a agilizar el funcionamiento interno de usuarios y empleados, pudiendo garantizar una buena comunicación interna.
Otro punto importante es la opción Relativo a, que nos permite relacionar estas tareas con clientes, proveedores, agendas, empleados, entre otros. También, del mismo modo que las actividades creadas desde CRM, podemos asociarlas a un grupo y tipo de actividades.
Actividades para hoy
En la primera pestaña de CRM tenemos Actividades para hoy, desde dónde podemos visualizar, por defecto, todas las actividades tanto pendientes como vencidas o finalizadas. Desde esta misma pantalla podemos filtrar por fecha, para visualizar tareas de otros días, crear nuevas actividades y buscar entre las actividades por concepto, cliente, etc.
Planificación
Calendario
CRM también nos ofrece una gestión de Calendario que nos permitirá visualizar y organizar actividades a corto y largo plazo. De este modo podemos:
- Ver las Actividades del día del usuario activo.
- Consultar las actividades de otros usuarios.
- Visualizar por diario, semanal o mensual.
- Filtrar por tipo de actividad.
- En formato lista, visualizar todas las actividades.
- Añadir, borrar y editar las actividades.
Planificador
El Planificador nos permite asignar actividades a los distintos usuarios viendo su carga actual de trabajo. Por defecto, es un planificador de siete días desde la fecha de hoy, aunque podemos filtrar por fecha, horario o número de días, según necesitemos. Desde esta opción de CRM podemos:
- Visualizar las actividades programadas por usuario.
- Ver en detalle dichas actividades, pudiendo escoger intervalos de 15, 30 o 60 minutos.
- Preparar nuevas tareas desde el mismo planificador, según disponibilidad de los usuarios.
- Organizar visitas o rutas según la disponibilidad de empleados.
Actividades programadas
La opción de Actividades programadas es una buena herramienta para crear automáticamente, a corto y largo plazo, todas esas tareas que se realizan de manera periódica. Nos permite asignarlas a otros usuarios, modificar horas y fechas y generarlas automáticamente cada mes, año, semestre, trimestre, etc.
Seguimiento
Seguimiento CRM
tgProfesional nos ofrece diferentes opciones desde donde podemos gestionar nuestras actividades CRM y seguir la trazabilidad de actividades.
Podemos dar de alta, modificar y finalizar las actividades desde Seguimiento CRM o desde las pantallas:
- Ficha de cliente, proveedor y agenda.
- Ficha de agente y empleado.
- Documentos de compra y de venta: presupuestos, pedidos, albaranes y facturas.
- Partes de trabajo
- Proyectos
La Oportunidad de negocio
Toda venta empieza con una oportunidad de negocio.
Gestionar oportunidades
Para poder hacer un buen seguimiento de nuestras oportunidades debemos tener en cuenta sus etapas, detectar las necesidades, adecuar las propuestas, presentarlas al cliente y finalmente cerrar la venta. Desde tgProfesional podemos gestionar el seguimiento de estas fases a través del CRM.
Nuestra propuesta para la gestión de oportunidades de venta es la creación de una actividad principal en la cual vincularemos todas las actividades relacionadas con su seguimiento (pestaña Seguimiento). De este modo aseguramos una correcta trazabilidad de las actividades que están relacionadas con esta oportunidad y de los documentos y acciones vinculadas con cada etapa.
Campañas
El proceso para desarrollar campañas incluye las listas de marketing, la vinculación con herramientas de mailmarketing como Mailchimp, la generación y seguimiento de actividades vinculadas y la vinculación de documentos de gestión con la campaña (presupuestos, pedidos, etc.)
Diseñar y Crear campañas
Una vez tengas claro ¿Que?/¿Para quién?/¿Cuando?/¿Cómo? es el momento de:
- Crear un Tag con el nombre escogido de la campaña, podemos etiquetar con este tag las Actividades, Agenda/Cliente, Presupuesto, etc.
- Crear un Proyecto si queremos hacer un seguimiento cuantitativo/económico de la misma.
- Neesitaremos una lista de marketing que puede ser una hoja de cálculo externa o exportar una selección filtrada de nuestros Agenda/Clientes.
- Crearemos las Actividades necesarias para ejecutar y seguir la campaña.
Listas de marketing
Nuestra propuesta para elaborar listas de marketing parte de la lista de clientes y/o agenda (posibles clientes potenciales).
Desde estas listas, podemos aplicar filtros para generar una lista de clientes adecuada a nuestra campaña, que seguidamente exportaremos a hoja de cálculo o CSV. Para exportar iremos al icono + de la lista sobre la cual estamos trabajando y marcaremos exportar.
Con esta lista podemos, por ejemplo, importarla desde MailChimp otra herramienta externa de mailmarketing.
Ejecución y seguimiento
Desde nuestro CRM podemos crear una actividad general que duplicaremos a todos los clientes / agenda de nuestra lista. Esta primera actividad seria el "modelo" de actuación repetitiva y tenemos que cambiar el Relativo a para cada cliente / agenda de nuestra lista, así como fecha y hor si quiero, por ejemplo, planificar llamadas.
Análisis de resultados
Análisis de Actividades y Oportunidades
Para analizar las oportunidades y tareas que hemos gestionado podemos:
- Acotar las tareas en un periodo de tiempo concreto filtrando por fechas.
- Utilizar el filtro Relativo a, para analizar las gestiones relacionadas concretamente con un cliente, proveedor, agente, etc.
- Visualizar todas las actividades relacionadas con un Tag en concreto, como por ejemplo para las campañas. Este punto podemos verlo más detallado en el siguiente apartado de Campañas.
- Ordenar las columnas de las actividades para personalizar nuestra búsqueda.
Análisis avanzado
Dispones del módulo tgBI que te ofrece una solución de análisis de datos que sincroniza tgProfesional 11 con Microsoft Power BI y que permite crear informes personalizados, por ejemplo, un pipeline de seguimiento. Si quieres ampliar información haz clic aquí.
Más que un CRM comercial ...
¿Sabías que?
Gracias a la integración con todas las áreas del ERP, puedes diseñar protocolos de actuación para seguimiento post-venta, de satisfacción y fidelización, gestiones con proveedores, ticketing, casos, preparación de SAT o gestión de calidad y cumplimiento de normativas.
