Proyectos

El concepto de Proyecto puede ser muy amplio, según la actividad de nuestra empresa y el sector económico al que nos dediquemos, un proyecto puede ser: una instalación, una obra o reforma, un banquete, una granja o explotación agropecuaria, un animal atendido en un centro veterinario, un curso en un centro de formación, la planificación, desarrollo y ejecución de un plan de negocios, etc.

Podemos necesitar por ejemplo:

Controlar el resultado (beneficio o pérdida) de un proyecto.
Asignar los gastos a un proyecto: partes de trabajo con costes de tiempos y/o de materiales, albaranes de compra o facturas de compra, consumo propio de stock.
Vincular los ingresos a un proyecto desde los documentos de venta: albarán o factura.
Tener este análisis del resultado para los nuevos presupuestos.
Adjuntar documentación (gestión documental).
Planificar, asignar y ejecutar actividades (CRM) vinculadas al proyecto.

Recuerda: Para ver el detalle de cada apartado, pulsa en el botón :

Parámetros y tablas auxiliares

En Archivos, Empresas, Parámetros de empresa, Interfaz, tenemos que Activar gestión de proyectos así como Activar partidas en gestión de proyectos y/o Activar gestión partes trabajo si es necesario.

Necesitaremos revisar que estén bien configuradas tablas que intervienen en gestión de proyectos como pueden ser: Empleados, Tipos de hora, Tipos de trabajo, Máquinas, Averías y Soluciones.

Botonera y menú contextual

tg proyectos botonera

1) En la botonera del proyecto encontramos, a parte de lo botones comunes de navegación, acceso a poder crear Tags, Documentación adjunta, Seguimiento del documento (Actividades), Consumos de proyecto y Cambio de estado.

2) Con el botón derecho del ratón desplegamos el menú que nos presenta más opciones como consultar URL, recalcular el presupuesto o generar aquí directamente: un Parte de trabajo para imputar tiempos y/o materiales así como una nueva Tarea CRM.

La cabecera del proyecto

Ficha

tg proyecto ficha

Datos principales del proyecto, el número del proyecto es un contador que podemos configurar desde Herramientas, Contadores, Configurar contadores.

Tenemos dos campos "personalizables" que son Id 1 e Id 2, en este ejemplo, hemos cambiado la etiqueta de Id 1 por Responsable.

Texto

tg proyectos texto

Nos abre un editor de texto libre, podemos importar un texto, exportar a diferentes formatos o imprimir, buscar dentro del mismo si es un texto largo.

Contactos

TG PROYECTOS CONTACTOS

Datos de interés de los contactos relacionados con el proyecto.

Empleados

tg proyecto empleados

Relación de las personas de nuestra empresa que intervendrán en el proyecto.

Texto Interno

tg proyectos texto interno

Texto interno libre, podemos importar un texto, exportar a diferentes formatos o imprimir, buscar dentro del mismo si es un texto largo.

Adicionales

tg proyectos adicionales

Si hemos definido campos Adicionales se nos activa esta pestaña y nos parecen aquí. Consulta el apartado de Configurar de tgAyuda para conocer más sobre como incorporar campos libres (adicionales) a tu proyecto.

Partidas, Detalle, Horas y Resumen

Partidas

tg proyectos partidas

En la parte derecha puedes ver el árbol de Partidas con los diferentes niveles, la parte derecha de la pantalla ajusta su información a la Partida activa.

Detalle

tg proyectos detalle

Nos relaciona todas las lineas de documentos de compra, venta o internos (parte de materiales) que imputan gastos o asignan beneficios al proyecto o partida si tengo activada una concreta como en este ejemplo.

Horas

tg proyectos horas

Registramos los tiempos asignados a proyecto en general o a una partida concreta, estos tiempos se traducen en coste que nos saldrá reflejdo en el resumen. Podemos entrar hora inicio y hora fin o directamente el tiempo a imputar, los tiempos pueden venir también desde el Fichador.

Resumen

tg proyectos resumen

El resumen nos sirve para hacer seguimiento de totales, costes de tiempo y tiempo acumulado tando del proyecto en global como de la partida activa.

Personalización

tgProfesional te permite personalizar la gestión de proyectos:

Configurar la Lista de proyectos: Desde el icono ,puedes cambiar orden de las columnas, presentar nuevas, ordenar, ampliar flitros, etc.
Configurar la pantalla del proyecto: Desde el icono de Proyecto , Configurar pantalla. Activar/desactivar campos, cambiar etiquetas a campos Id 1 e Id 2, estilos y presentación, etc.
Adicionales: Pestaña que se activa si desde Archivo, Auxiliares, Empresa, Campos adicionales hemos definido campos propios.
Rejillas de datos de partidas, detalle, Horas: Desde el icono de Proyecto y Configurar pantalla, seleccionamos la rejilla y podemos gestionar las columnas desde el icono .
Documentos, informes y listados: Cuando selecciono puedo acceder al editor integrado con el icono

Recuerda: es importante haber recibido la formación adecuada por nuestra parte o de vuestro distribuidor para configurar, Assoft no se hace responsable de los cambios que realicen los clientes, es muy importante tener una copia de seguridad previa a cualquier personalización.

Proceso de gestión de proyectos

Alta y mantenimiento

Alta

Desde la Lista de proyectos, botón + o Ctrl+A.

Mantenimiento de partidas, detalles y tiempos

Durante toda la"vida útil" del proyecto, vamos alimentando datos desde otros procesos de gestión así como en la misma pantalla del proyecto de forma manual.

Partes

Entrada de partes

Desde el Menu´de Proyectos, Partes de trabajo y el botón + o Ctrl+A. También pueden provenir los datos del Fichador.

Seguimiento y facturación

Desde menú Proyectos, Registro y Facturación.

Imputación de gastos

Compras

tg proyectos compras

Internos

tg gastos proyecto

Asignación de ingresos

Ventas

tg prouectos ventas

Cierre y valoración del proyecto

Proceso para el cierre

Verificar que los Consumos estén bien asignados (icono Consumos o CTRL+E)
Verificar que tenemos toda la Documentación adjunta necesaria (icono o Ctrl+J)
Ver que el Resumen del proyecto nos de cifras coherentes
Finalizar y Cerrar proyecto (icono Cambio de Estado o Ctrl+H)

Valoración

Imprimir/generar pdf de Resumen de proyecto, Proyecto detallado, Partidas de proyecto y Resumen de costes.

Listados e Informes

Puedes acceder a los documentos, listados e informes:

Desde la misma pantalla de proyectos: con Previsualizar.
Desde el menú Proyectos, Listados: Impresos, Proyectos, Partes y Máquinas.
Desde el menú Listados, Informes: Buscar Proyectos o navegar por el árbol.

Puedes acceder a ver el Consumo de proyectos:

Desde la pantalla de proyectos, icono de Consumos o CTRL+E. Vemos los consumos del proyecto concreto.
Desde Listados, Consumos: Buscar Proyectos o navegar por el árbol. Podemos ver de todos los proyectos o aplicar filtros.

Recuerda: Los listado e informes son exportables a hoja de cálculo y muchos de ellos visibles en formato rejilla de datos para análisis de negocio.

Nosotros creamos un proyecto para cada implantación a clientes: registramos los datos del equipo (Contactos), las personas de tg implicadas (Empleados asignados), el análisis realizado (Texto), las casuísticas que vayan saliendo (Texto interno), delimitamos los apartados (Partidas), adjuntamos toda la documentación que nos facilitan y que se genera (Documentación adjunta), imputamos tiempos (Partes-Horas), reflejamos la previsión e ingresos reales (Ventas), las comunicaciones con los clientes e internas (Actividades) y el resultado (Resumen).

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